ฐานข้อมูลคืออะไร
ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล
ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ
หรือสิ่งอื่นใดก็ได้
ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณ
เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริ่มปรากฏขึ้น
การดูข้อมูลในฟอร์มรายการเริ่มไม่เข้าใจ
และมีข้อจำกัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน
เมื่อปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้ว
จึงเป็นการดีที่จะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล
(DBMS) เช่น Office Access 2007
ฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์เป็นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ
โดยฐานข้อมูลหนึ่งชุดสามารถมีตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น
ระบบติดตามสินค้าคงคลังหนึ่งระบบจะใช้ข้อมูลจากตารางสามตารางไม่ใช่จากฐานข้อมูลสามชุด
แต่ฐานข้อมูลหนึ่งชุดนั้นสามารถมีตารางได้สามตาราง
เว้นแต่ว่าฐานข้อมูลนั้นจะถูกออกแบบพิเศษให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่นได้
ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียว
พร้อมกับวัตถุอื่นด้วย เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล
โดยฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็น .accdb
และฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบของ Access รุ่นก่อนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้มเป็น
.mdb คุณสามารถใช้ Access 2007สร้างแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มของรุ่นก่อนหน้าได้
(ตัวอย่างเช่น Access 2000 และ Access 2002-2003)
การใช้ Access จะทำให้คุณสามารถ
·
เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น
รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง
·
แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น
การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ
·
ลบข้อมูล ถ้ารายการถูกขายออกหรือละทิ้งแล้ว
·
จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ
·
ใช้ข้อมูลร่วมกันกับผู้อื่นผ่าานทางรายงาน
ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต
ส่วนต่างๆ
ต่อไปนี้เป็นการอธิบายส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access โดยทั่วไปแบบย่อ
เมื่อต้องการศึกษาเพิ่มเติมในแต่ละส่วน ให้ติดตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้
·
ตาราง
·
ฟอร์ม
·
รายงาน
·
แมโคร
·
โมดูล
ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ
นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น
จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล
โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล
เมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด
ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น
ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน
ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว
ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์
และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำNormalization
แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน
ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน
แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล
เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ
"พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ
เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน
เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ
เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ
วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ
อีกวิธีหนึ่งที่จะอธิบายให้เห็นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลก็คือให้นึกถึงชุดบัตรข้อมูลรุ่นเก่าของห้องสมุด
โดยบัตรข้อมูลแต่ละใบที่อยู่ในตู้บัตรรายการจะเทียบเท่ากับระเบียนในฐานข้อมูล
ส่วนข้อมูลแต่ละส่วนบนบัตรแต่ละใบ (ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ)
จะเทียบเท่ากับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล
ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น
"หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล"
ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ
และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย
คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ
ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม
ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อนข้อมูล
และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า
ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล
และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย
คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม
เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น
คุณอาจมีฟอร์มชื่อ "ฟอร์มลูกค้า" ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า
ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้
นอกจากนี้
ฟอร์มยังอนุญาตให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย
ตัวอย่างเช่น
คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการดำเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านั้น
สิ่งนี้จะช่วยป้องกันข้อมูลและทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะถูกป้อนอย่างถูกต้อง
รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง
บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น
"เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้" หรือ
"ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง"
แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้
รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้
และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ
โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้
แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น
หรือส่งเป็นข้อความอีเมลได้เช่นกัน
แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก
ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา
โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้
และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว
นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน
แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ "กรอง"
ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ
แบบสอบถามบางชุด
"สามารถปรับปรุงได้" นั่นหมายความว่า
คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้
ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้
โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น
แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรูปแบบ
ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน
แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะเรียกใช้ข้อมูลและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานได้อย่างง่ายดาย
คุณสามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด
หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้
แบบสอบถามแอคชัน
(เหมือนกับชื่อ) จะดำเนินงานกับข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่
เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลได้
แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม
เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง
เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม หรือการปิดฐานข้อมูล
โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร
ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก
โมดูล
(คล้ายแมโคร) เป็นวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลได้
ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร
แต่คุณจะสามารถเขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual
Basic for Applications (VBA) โมดูลเป็นคอลเลกชันของการประกาศ
คำสั่ง และกระบวนงานที่ถูกเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วยเดียว
โมดูลสามารถเป็นได้ทั้งคลาสโมดูลหรือโมดูลมาตรฐาน
คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ในฟอร์มหรือรายงาน
และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรือรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่
ส่วนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่นใด
โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยู่ภายใต้ โมดูล ในบานหน้าต่างนำทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้
ที่มา http://office.microsoft.com/th-th/access-help/HA010064450.aspx
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น